Digitalizzazione Archivi
Digitalizzazione documenti
La dematerializzazione dei documenti è un processo che permette il risparmio di spazi nonché di rendere accessibile un documento in modo veloce a più utenti anche contemporaneamente. Convertire in digitale un documento è un'operazione delicata che costa tempo e un discreto investimento in denaro ed è quindi necessario affidare tale compito ad aziende che oltre alla tecnologia necessaria dispongano di una preparazione tecnico-giuridica adeguata.
Al fine di garantire una ricerca veloce del documento digitalizzato è estremamente importante che l'indicizzazione avvenga nel modo più corretto e razionale possibile adottando un ordine alfanumerico
Molte aziende hanno da tempo adottato un loro metodo di indicizzazione per i propri archivi, è quindi possibile in questi casi provvedere alla semplice replica della titolazione dei vari gruppi di file ottenuti.
Il CDA "Codice dell'amministrazione digitale"(decreto legislativo 7 marzo 2005 n.82) stabilisce che: "Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali non unici formati in origine su supporto analogico o, comunque, non informatico, la cui conformità all’originale è assicurata da chi ha realizzato la copia mediante l’utilizzo della propria firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte se la loro conformità non è espressamente disconosciuta.*
Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali unici formati in origine su supporto analogico o, comunque, non informatico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71; se la conformità all'originale è attestata da altro soggetto che ha realizzato la copia in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, a norma dell’articolo 43, mediante l'utilizzo della propria firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71, la copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è estratta se la sua conformità non è espressamente disconosciuta.*"
*Aggiungiamo che le conformità delle copie non possono essere espressamente disconosciute se non tramite la produzione di altro documento originale o almeno questa è per noi l'unica interpretazione possibile delle norme sopra riportate.
Quindi di fatto nulla osta all'avvio della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva.
La nostra procedura
- Ritiro con imballaggio accurato e metodico del materiale cartaceo
- Preparazione di ogni singolo faldone (asportazione di graffette punti metallici elastici, rimozione i pieghe, ecc)
- Scansione per l'acquisizione dei files
- Pulizia e rotazione dei files
- Indicizzazione tramite titolazione adottata dal cliente
- Apposizione della nostra firma digitale
- Rilascio su cd dvd e, a richiesta, upload su server sicuri
Casi particolari
Se il documento è già in digitale e viene richiesto un riversamento su altro supporto occorre la firma di un pubblico ufficiale perché ne attesti la conformità con l'originale.
Allo stesso modo per la digitalizzazione di documenti cartacei unici la perfetta rispondenza tra il documento cartaceo e quello digitale deve essere certificata da un Pubblico Ufficiale con l’apposizione della propria firma digitale.
In assenza del Pubblico Ufficiale tali documenti perderanno valore probatorio. Occorre quindi valutare attentamente il rapporto tra costi e benefici della digitalizzazione per la conservazione sostitutiva.